Datenschutzrechtliche Fragen und Vorgaben ziehen sich durch nahezu alle Bereiche des Arbeitsrechts - schließlich sind persönliche Daten im beruflichen Umfeld allgegenwärtig.
Dies beginnt bereits mit der Bewerbung. Kandidaten stellen sich die Frage, was genau der künftige Arbeitgeber wissen “muss”, welche Auskünfte er von den Bewerbern einfordern darf und wie mit ihren personenbezogenen Daten verfahren wird. Schließlich unterliegen die Daten in der Bewerbungsmappe dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ganz genauso wie die seit Kurzem vorgeschriebene Erfassung der genauen Arbeitszeit.
Wer jetzt unweigerlich an das Inkrafttreten der DSGVO denkt, lässt außer Acht, dass der Arbeitnehmerdatenschutz nicht erst seit Mai 2018 zu beachten ist. Nichtsdestotrotz hat die Europäische Datenschutzgrundverordnung für eine starke Sensibilisierung im Umgang mit dem Datenschutz am Arbeitsplatz mit sich gebracht.
Wie in anderen Fällen handelt es sich auch beim Datenschutz im Arbeitsrecht um ein grundsätzliches Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten generell untersagt ist, unter bestimmten Rahmenbedingungen aber rechtmäßig (und schlicht unvermeidbar) sein kann.
Zum Einen macht die Erfüllung des geschlossenen Arbeitsvertrags die Verarbeitung bestimmter Daten unumgänglich: Möchte das Unternehmen den Arbeitnehmer anmelden, ist dies ohne Steueridentifikationsnummer nicht möglich. Auch der Nachweis der Krankenversicherung erfolgt über eine entsprechende Bescheinigung, die Auszahlung des Lohnes (in der Regel) über die Kontoverbindung. Die Erhebung und Weitergabe von Daten im Zusammenhang mit Finanzbehörden, der Kranken- und Rentenversicherung unterliegen also theoretisch der Einwilligung des Arbeitnehmers, sind oft aber unumgänglich für ein funktionierendes Arbeitsverhältnis.
In allen Fällen jedoch obliegt es dem Arbeitgeber, seinem Mitarbeiter umfassend Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten zu geben. Dazu zählen Angaben darüber, welche Daten zu welchen Zwecken wie verarbeitet werden. Der Arbeitgeber muss offenlegen, wie die Daten erhoben wurden, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie gespeichert werden.
Ein korrektes Verfahrensverzeichnis sowie vorhandenes Löschkonzept können die erforderlichen Schritte transparent und nachvollziehbar machen, wenn das Arbeitsverhältnis zu Ende geht und ein entsprechendes Offboarding erforderlich wird. Denn auch hier gilt: Der Arbeitnehmer hat das “Recht auf Vergessenwerden” (fälschlich oft als “Recht auf Vergessen” bezeichnet).
