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Digitale Buchhaltung

Große Unternehmen und internationale Konzerne profitieren schon lange von der digitalen Buchhaltung.

Wann ist der Pendelordner endlich fertig? Ist diese Rechnung schon gebucht? Welche Termine muss ich beim Mahnverfahren einhalten? Wo ist der Beleg für den abgeschlossenen Großauftrag? Wie steht mein Unternehmen im Moment finanziell da? Und wann habe ich meine angestrebte Liquidität erreicht, um neu zu investieren?

Gerade kleine und mittelgroße Betriebe können ein Lied davon singen, mit welchen Hürden und Herausforderungen sie sich von Zeit zu Zeit beim Thema Buchhaltung auseinander setzen müssen. Gerade die Buchhaltung bindet bei kleinen Unternehmen einen Großteil der Ressourcen. Belege müssen kopiert, archiviert und nach Dringlichkeit abgelegt werden. Ein Teil der Dokumente befindet sich meist im Pendelordner beim Steuerberater und wichtige offene Posten können daher oft nur mit Verspätung bearbeitet werden.

Diese „Zeitverschiebung“ findet allzu oft zu Lasten der Übersichtlichkeit statt.

Eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung ist nicht primär die Aufbereitung der Geschäftszahlen für das Finanzamt. Die Buchführung sollte vielmehr dazu dienen dem Geschäftsführer einen Überblick über den tagesaktuellen Zustand seines Unternehmens zu geben. Das jetzige System, welches noch in vielen Unternehmen - vom Handwerksbetrieb bis zur mittelständischen Beratungsgesellschaft - verbreitet ist, ist nicht in der Lage die Geschäftsleitung aktuell über die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens zu informieren. Oft wird die Buchhaltung nur mit Kosten für Transport zum Steuerbüro, Belege sammeln und sortieren sowie Unübersichtlichkeit verbunden, da mehrere Ordnungssysteme eingeführt werden müssen, was wiederum mit Kosten verbunden ist. Viele empfinden sie daher als lästiges und überflüssiges Übel.

Moderne Buchhaltung kann aber mehr. Durch die digitale Buchhaltung sind Steuerberater in der Lage ihren Mandanten eine aktuelle Kosten-Leistungs-Rechnung zur Verfügung zu stellen. So können gerade kleine Betriebe die Vorteile eines täglich aktualisierten Geschäftsberichts nutzen. Durch die sofortige Digitalisierung aller Belege wird dies ermöglicht. Das heißt, das jeweilige Unternehmen scannt Rechnungen und Quittungen direkt ein und sendet sie an das Rechenzentrum. Dort haben dann der Steuerberater und die Geschäftsleitung sofort Zugriff auf alle Daten. Die Vorteile liegen auf der Hand. Belege müssen nicht mehr umständlich von A nach B transportiert werden und sind für alle Beteiligten sofort einsehbar.

Zudem können durch die digitale Buchhaltung Fälligkeitsdaten oder etwaige Mahnungen direkt und nahezu ohne Bürokratie eingetragen und abgewickelt werden.

Durch die somit verbesserte und beschleunigte Kommunikation zwischen Steuerberater und Unternehmen können auch Ausfälle der firmeninternen Buchhaltung kurzfristig und ohne große Übergabe übernommen werden. Außerdem sind Belege und Rechnungen durch die Digitalisierung schnell auffindbar und dem jeweiligen Lieferanten oder Dienstleister klar zuzuordnen. So können Rechnungen immer zum bestmöglichen Zeitpunkt gestellt und angewiesen werden. Das optimiert die Ein- und Ausgaben (zum Beispiel durch die Wahrnehmung von Skonto, Vermeidung von Mahngebühren) und die Liquiditätsplanung.

Die Vorteile, die eine digitalisierte Buchführung mit sich bringt sind vielfältig. Man benötigt lediglich eine Internetverbindung, einen Scanner oder ein Faxgerät. Dadurch können Kosten eingespart, eine doppelte Erfassung vermieden und unnötiger Stress vor dem Geschäftsabschluss umgangen werden. Gerade die zurückliegenden Turbulenzen in der Wirtschaft haben gezeigt, dass aktuelle Zahlen und ein guter Überblick über die eigene Geschäftssituation ein Garant für wirtschaftliche Stabilität sind. Durch die digitale Buchhaltung werden auch kleine Unternehmen nicht von geschäftlichen Fehlentwicklungen überrascht und können im Fall der Fälle schnell und mit einem erfahrenen Partner an ihrer Seite auf äußere Einflüsse reagieren.

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  • Auf den ersten Blick erinnert der Investitionsabzugsbetrag auch stark daran. Auf den zweiten Blick gibt es dann aber doch gravierende Unterschiede, die zu gänzlich anderen Anwendungsstrategien führen. Um Gewinnverschiebungen in spätere Jahre zu erreichen, muss nun genauer geplant werden. Dafür kann die Steuerstundung aber auch für den Erwerb gebrauchter Investitionsgüter erreicht werden. Das führt zu neuen, effizienten Gestaltungsmodellen.

    Der Investitionsabzugsbetrag kann von allen kleineren Unternehmen, also landwirtschaftlichen Betrieben, Gewerbetreibenden und freiberuflichen Praxen genutzt werden. Es kann sich um Einzelunternehmen, aber auch um Personen- und Kapitalgesellschaften handeln. Bei bilanzierenden Unternehmen darf das Eigenkapital 235.000 Euro und bei Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung darf der laufende Gewinn 100.000 Euro nicht überschreiten. Für die Jahre 2009 und 2010 galten erhöhte Größenmerkmale von 350.000 beziehungsweise 200.000 Euro.

    Um den Investitionsabzugsbetrag nutzen zu können, muss das Unternehmen Investitionsabsichten haben.

    Es muss also der Plan bestehen, in den drei Jahren nachdem der Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde, ein Investitionsgut anzuschaffen. Wegen der Folgen die eintreten, sollte das Investitionsgut nicht angeschafft werden, muss die Umsetzung der Planung bereits sehr sicher sein. Das Vorhaben sollte nur noch durch außergewöhnliche Umstände scheitern können.

    Der Investitionsabzugsbetrag wirkt sich in zwei Jahren aus. Im Jahr der Bildung kann für die geplante Investition ein Abzugsbetrag von 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten gebildet werden. Beispielsweise planen Sie die Anschaffung einer Produktionsmaschine. Die Anschaffungskosten werden voraussichtlich 100.000 Euro betragen. Der Abzugsbetrag, der gebildet werden kann, beträgt dann 40.000 Euro.

    Im Jahr der Anschaffung kann neben der normalen Abschreibung vom Restbetrag die Mittelstands-Sonderabschreibung geltend gemacht werden.

    Die Mittelstands-Sonderabschreibung beträgt 20 Prozent. Außerdem kann die lineare Normalabschreibung zeitanteilig abgezogen werden. Wurde das Wirtschaftsgut noch 2010 angeschafft, kann eine degressive Abschreibung von bis zu 25 Prozent geltend gemacht werden. Die Mittelstands-Sonderabschreibung kann auf das Jahr der Anschaffung und die vier folgenden Jahre nach Belieben verteilt werden. Sie kann zur Feinsteuerung des Gewinns in diesen Jahren genutzt werden.

    Die Maschine aus dem Beispiel kostet 100.000 Euro, wird in der Buchhaltung aber nur mit Anschaffungskosten von 60.000 Euro erfasst. Die Differenz wird, für den Normalbürger kaum nachvollziehbar, außerhalb der Gewinnermittlung hinzugerechnet und innerhalb der Gewinnermittlung wieder abgezogen. Im Ergebnis ist das ein Nullsummen-Spiel. Von den verbleibenden 60.000 Euro können nun noch im Jahr der Anschaffung 12.000 Euro Mittelstands-Sonderabschreibung (20 Prozent von 60.000 Euro), geltend gemacht werden.

    Wird das Wirtschaftsgut bereits Anfang des Jahres angeschafft, kommt dann noch die normale Jahresabschreibung, in unserem Beispiel 10 Prozent gleich 6.000 Euro, hinzu. Am Ende des Jahres der Anschaffung sind auf diese Weise bereits 58.000 Euro als Kosten erfasst. Die Maschine steht nur noch mit 42.000 Euro zu Buche.

    Der Investitionsabzugsbetrag wird außerhalb der Gewinnermittlung von den steuerlichen Einkünften gekürzt.

    Das heißt, im Jahr der Bildung sind einfach 40.000 Euro weniger Gewinn zu versteuern. Im Jahr der tatsächlichen Anschaffung muss der Investitionsabzugsbetrag dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden. Das zu versteuernde Einkommen würde also um die 40.000 Euro aus unserem Beispiel wieder steigen.

    Damit im Jahr der Investition der Gewinn nicht durch die Hinzurechnung künstlich erhöht wird, darf das Unternehmen die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes um den gleichen Betrag in der Gewinnermittlung aufwandswirksam von den Anschaffungskosten kürzen. Der Restbetrag bildet die Grundlage für die Berechnung der noch zusätzlich möglichen Abschreibungsbeträge.

    Der Investitionsabzugsbetrag kann für bewegliche Investitionsgüter gebildet werden, die nicht geringwertig sind und die zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Diese Investitionsgüter müssen nicht neuwertig sein. Das heißt mit dem Investitionsabzugsbetrag wird auch die Anschaffung von gebrauchten Investitionsgütern gefördert.

    Um den Investitionsabzugsbetrag abziehen zu können, muss der Steuerpflichtige dem Finanzamt für das Jahr der Bildung die Funktion und die voraussichtlichen Anschaffungskosten des Investitionsgutes mitteilen. Durch die Bildung kann auch ein Verlust entstehen. Die Summe an bestehenden Investitionsabzugsbeträgen des laufenden und der drei vorangehenden Jahre darf maximal 200.000 Euro betragen.

    Die tatsächliche Investition muss in den folgenden drei Jahren nachdem der Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde erfolgen.

    Unterbleibt die Anschaffung, wird der Investitionsabzugsbetrag nachträglich im Jahr seiner Bildung wieder aufgelöst. Selbst bestandskräftige Bescheide dieses Jahres werden dann vom Finanzamt korrigiert. In diesem Fall droht zu der Nachentrichtung der Steuer die Zahlung von erheblichen Zinsen auf den Nachzahlungsbetrag. Weil mit dem Investitionsabzugsbetrag auch die Anschaffung von gebrauchten Investitionsgütern gefördert wird, kann er zu besonderen Gestaltungen genutzt werden. Hierfür müssen die Rahmenbedingungen genau geprüft oder geschaffen werden.

     

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Über den Autor

StB Anika Böhler

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