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Große Unternehmen und internationale Konzerne profitieren schon lange von der digitalen Buchhaltung.
Wann ist der Pendelordner endlich fertig? Ist diese Rechnung schon gebucht? Welche Termine muss ich beim Mahnverfahren einhalten? Wo ist der Beleg für den abgeschlossenen Großauftrag? Wie steht mein Unternehmen im Moment finanziell da? Und wann habe ich meine angestrebte Liquidität erreicht, um neu zu investieren?
Gerade kleine und mittelgroße Betriebe können ein Lied davon singen, mit welchen Hürden und Herausforderungen sie sich von Zeit zu Zeit beim Thema Buchhaltung auseinander setzen müssen. Gerade die Buchhaltung bindet bei kleinen Unternehmen einen Großteil der Ressourcen. Belege müssen kopiert, archiviert und nach Dringlichkeit abgelegt werden. Ein Teil der Dokumente befindet sich meist im Pendelordner beim Steuerberater und wichtige offene Posten können daher oft nur mit Verspätung bearbeitet werden.
Eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung ist nicht primär die Aufbereitung der Geschäftszahlen für das Finanzamt. Die Buchführung sollte vielmehr dazu dienen dem Geschäftsführer einen Überblick über den tagesaktuellen Zustand seines Unternehmens zu geben. Das jetzige System, welches noch in vielen Unternehmen - vom Handwerksbetrieb bis zur mittelständischen Beratungsgesellschaft - verbreitet ist, ist nicht in der Lage die Geschäftsleitung aktuell über die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens zu informieren. Oft wird die Buchhaltung nur mit Kosten für Transport zum Steuerbüro, Belege sammeln und sortieren sowie Unübersichtlichkeit verbunden, da mehrere Ordnungssysteme eingeführt werden müssen, was wiederum mit Kosten verbunden ist. Viele empfinden sie daher als lästiges und überflüssiges Übel.
Moderne Buchhaltung kann aber mehr. Durch die digitale Buchhaltung sind Steuerberater in der Lage ihren Mandanten eine aktuelle Kosten-Leistungs-Rechnung zur Verfügung zu stellen. So können gerade kleine Betriebe die Vorteile eines täglich aktualisierten Geschäftsberichts nutzen. Durch die sofortige Digitalisierung aller Belege wird dies ermöglicht. Das heißt, das jeweilige Unternehmen scannt Rechnungen und Quittungen direkt ein und sendet sie an das Rechenzentrum. Dort haben dann der Steuerberater und die Geschäftsleitung sofort Zugriff auf alle Daten. Die Vorteile liegen auf der Hand. Belege müssen nicht mehr umständlich von A nach B transportiert werden und sind für alle Beteiligten sofort einsehbar.
Durch die somit verbesserte und beschleunigte Kommunikation zwischen Steuerberater und Unternehmen können auch Ausfälle der firmeninternen Buchhaltung kurzfristig und ohne große Übergabe übernommen werden. Außerdem sind Belege und Rechnungen durch die Digitalisierung schnell auffindbar und dem jeweiligen Lieferanten oder Dienstleister klar zuzuordnen. So können Rechnungen immer zum bestmöglichen Zeitpunkt gestellt und angewiesen werden. Das optimiert die Ein- und Ausgaben (zum Beispiel durch die Wahrnehmung von Skonto, Vermeidung von Mahngebühren) und die Liquiditätsplanung.
Die Vorteile, die eine digitalisierte Buchführung mit sich bringt sind vielfältig. Man benötigt lediglich eine Internetverbindung, einen Scanner oder ein Faxgerät. Dadurch können Kosten eingespart, eine doppelte Erfassung vermieden und unnötiger Stress vor dem Geschäftsabschluss umgangen werden. Gerade die zurückliegenden Turbulenzen in der Wirtschaft haben gezeigt, dass aktuelle Zahlen und ein guter Überblick über die eigene Geschäftssituation ein Garant für wirtschaftliche Stabilität sind. Durch die digitale Buchhaltung werden auch kleine Unternehmen nicht von geschäftlichen Fehlentwicklungen überrascht und können im Fall der Fälle schnell und mit einem erfahrenen Partner an ihrer Seite auf äußere Einflüsse reagieren.
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